Ředitelkou odboru personalistiky a mezd ČSÚ jste od září 2017. Co se za ty skoro tři roky v personální oblasti v úřadu změnilo?
Hned po svém nástupu jsem se musela vypořádat s obtížnou situací v oddělení personalistiky. Byla zde poměrně vysoká fluktuace a mnoho neobsazených míst. To se naštěstí podařilo vyřešit a celý náš odbor je již personálně stabilizován.
Velké množství neobsazených míst bylo ale v celém úřadu. Přitom bylo třeba nabírat nové zaměstnance také pro projekt Sčítání lidu, domů a bytů. Začali jsme tedy k vyhledávání nových pracovníků využívat i sociální sítě a veletrhy pracovních příležitostí. Obojí se velmi osvědčilo.
Navázali jsme rovněž spolupráci s vysokými a středními školami. Umožňujeme studentům u nás absolvovat odborné praxe a někteří z nich se pak hlásí do výběrových řízení na volné pozice.
Poměrně masivní nábor přinesl zvýšené požadavky na organizaci úřednických zkoušek a podporu pro přípravu na obecnou i zvláštní část úřednické zkoušky. Vše jsme zvládli a po personální stránce je úřad nyní zabezpečen velmi dobře. Celkem má úřad 1 273 služebních a 301 pracovních pozic a jejich obsazenost je okolo 97 procent.
Důležitou událostí posledních let bylo také zahájení rekonstrukce rekreačního zařízení na Lipně, které pod nás spadá. Letos zahajujeme druhou etapu a věřím, že příští rok na jaře bude hotovo a naši zaměstnanci budou s výsledkem spokojeni.
Patří zaměstnání v ČSÚ mezi prestižní? Jaký je o volné pozice zájem?
Z rozhovorů s uchazeči o zaměstnání vyplývá, že ČSÚ chápou především jako stabilního zaměstnavatele. V oblasti agendy státní statistické služby je náš úřad vnímán jako prestižní a jedinečný. Dlouhodobě se více uchazečů hlásí na volná místa na krajských správách. V Praze máme silnou konkurenci dalších zaměstnavatelů, která je cítit zejména u pozic právníků, specialistů v oblasti veřejných zakázek a informačních technologií. To je ale problém i ostatních úřadů státní správy.
Jak v ČSÚ dbáte o zvyšování kvalifikace zaměstnanců?
Významným znakem naší personální politiky je, že naprostá většina zaměstnanců splňuje požadovaný stupeň vzdělání. V průběhu posledních deseti let se nepřetržitě snižuje podíl zaměstnanců se základním a středoškolským vzděláním a roste podíl zaměstnanců s vysokoškolským vzděláním. V roce 2018 dosáhl podíl vysokoškoláků 58 procent. Ve vedoucích pozicích mají všichni zaměstnanci vysokoškolské vzdělání, 95,7 procenta má magisterský stupeň. Na krajských správách tvoří s ohledem na vykonávanou agendu většinu zaměstnanci s předepsaným středoškolským vzděláním.
Pro průběžné prohlubování a udržování odborné kvalifikace máme zpracovaný plán vzdělávacích akcí a katalog vzdělávacích akcí, který obsahuje velmi bohatou nabídku kurzů a seminářů. Z nich si mohou zaměstnanci vybírat, a pokud nové znalosti uplatní ve své práci, absolvování kurzu jim umožníme.
Už řadu let také organizujeme ve spolupráci s Vysokou školou ekonomickou specializované statistické studium, které je na velmi vysoké úrovni.
Mgr. Jana Nechvátalová
Absolvovala obor bohemistika na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy a postgraduální studium oboru pracovní právo a sociální zabezpečení na Právnické fakultě MU v Brně. Celý profesní život působí v oblasti personalistiky ve státní správě. Pracovala v České správě sociálního zabezpečení, kde působila na pozici ředitelky personálního odboru. Do funkce ředitelky odboru personalistiky a mezd v ČSÚ nastoupila v září 2017.
Letos byl v ČSÚ zahájen dvouletý projekt Zavádění systému řízení kvality. Jak jeho výsledky pocítí zaměstnanci?
Jedná se o velmi rozsáhlý projekt spolufinancovaný z fondů EU, jehož řídícím orgánem je Ministerstvo práce a sociálních věcí. Jeho realizace ovlivní celou řadu našich činností.
Já jako jeden z nejdůležitějších výstupů vnímám adaptační proces pro nové zaměstnance nebo pro zaměstnance přecházející na jinou pozici. Každý takový zaměstnanec bude mít přesně definováno, co vše bude muset absolvovat, kdo se mu bude věnovat, jaké znalosti a dovednosti si osvojí. K tomu samozřejmě patří i příslušná podpora v personálním informačním systému.
Důležitou součástí projektu jsou i školení. Projdou jimi vedoucí pracovníci všech stupňů řízení a věřím, že během nich získají spoustu užitečných znalostí a dovedností pro další práci. Vytvořen bude kompetenční model, který popíše všechna systemizovaná místa včetně požadavků na technické vybavení, používané aplikace a podobně. Úpravy v informačním systému pomohou vedoucím pracovníkům při vyplňování různých formulářů a žádostí. Řada údajů už bude předvyplněná, aby se stejné informace nemusely vyhledávat a vypisovat pořád znovu.
Obnovíme také anketu spokojenosti zaměstnanců, která tady před časem již probíhala. Nastavíme ji tak, aby se nejen pravidelně opakovala, ale hlavně byly její výsledky aktivně využívány pro další zlepšování pracovních vztahů i pracovního prostředí.
Kde vidíte největší překážky pro zdárnou realizaci tak rozsáhlého projektu?
Zatím jsme teprve na začátku a na přípravě projektu se podílejí zástupci všech organizačních útvarů. Nějaké problémy se během realizace určitě objeví, ale věřím, že je všechny zvládneme vyřešit.
Já sama považuji za nejsložitější přesvědčit vedoucí zaměstnance o prospěšnosti projektu. Že jim jeho výsledky budou užitečné a usnadní jim jejich práci. Klíčové tedy bude manažerské školení, které by mělo ukázat přínos projektu a motivovat účastníky ke spolupráci.
Letos v září bude v budově ČSÚ v Praze otevřena dětská skupina pro děti zaměstnanců. Jak složité bylo tento projekt zrealizovat?
První návrh na zřízení dětské skupiny zazněl v létě 2018. Následně jsme o něm diskutovali a uspořádali anketu mezi zaměstnanci, abychom zjistili, jak velký bude o tuto formu péče o děti zájem. Přihlásilo se více než 30 zájemců. Vytipovali jsme vhodné prostory v přízemí naší budovy, seznamovali se s pravidly, která je třeba pro zřízení dětské skupiny splnit, a postupně jsme dospěli ke kapacitě 12 dětí ve věku od dvou do pěti let, již jsme schopni zajistit. V případě potřeby nám prostor umožňuje bez větších komplikací rozšířit kapacitu až na 18 dětí.
Hodně jsme také chodili na zkušenou do jiných úřadů, kde už dětské skupiny fungují. Všude k nám byli velmi vstřícní, pomáhali nám zvládnout složitou administrativu a radili, jak postupovat, abychom náš záměr dokázali dotáhnout do konce.
Nyní jsou již prostory téměř zrekonstruované, připravujeme se na kolaudaci a následné zapsání do evidence poskytovatelů. Právě probíhá výběrové řízení na dvě pečující osoby. Sama jsem překvapena, jak kvalifikované uchazečky se na tato místa hlásí. Ještě nám zbývá vybavit místnosti nábytkem, potřebnou technikou, hračkami, a prvního září se provoz dětské skupiny Staťáček rozběhne naplno.
Jsou v dětské skupině ještě volná místa?
Zatím máme šest přihlášek (polovina května – pozn. red.). Chceme o nové možnosti péče o děti znovu informovat zaměstnance a věřím, že se nám kapacitu podaří naplnit.
Jak se ČSÚ po personální stránce vyrovnával s nouzovým stavem vyvolaným nemocí covid-19? Kolik zaměstnanců přešlo na práci z domova?
Vedení ČSÚ připravilo už na konci února opatření k omezení provozu na pracovištích, která spočívala v umožnění práce z domova a zákazu služebních cest a prezenčních kurzů. Na nastalou situaci jsme tedy zareagovali poměrně rychle a řekla bych, že jsme naše úkoly v nouzovém stavu zvládli dobře. Práci z domova využívaly zhruba čtyři pětiny zaměstnanců. To bylo náročné zejména pro pracovníky odboru IT, kteří museli rychle zajistit vzdálené přístupy a potřebnou technickou podporu. Pro vedoucí zaměstnance to znamenalo organizačně zvládnout řízení svých zaměstnanců na dálku i nastavit jejich směny.
Lidé, jejichž přítomnost na pracovišti byla nezbytná k zajištění chodu úřadu, se střídali tak, aby se co nejméně potkávali a aby byla dodržena všechna hygienická pravidla. S agendou, u které to bylo možné, jsme přešli na virtuální elektronickou formu.
Pro náš odbor bylo nejdůležitější zajistit, aby všichni zaměstnanci dostali včas výplaty. Zároveň jsme ve ztížených podmínkách prováděli roční zúčtování daní z příjmů a zpracování evidenčních listů důchodového pojištění. Vše se povedlo a já musím svým lidem poděkovat, že to zvládli.
Nyní nastává čas na postupný návrat do práce. To asi bude dlouhodobější proces a některé věci se nejspíš proti dřívějšímu stavu změní.
Které změny budou nejvýraznější?
Nejspíš se urychlí proces elektronizace různých formulářů a posílí snahy o redukci fyzického oběhu dokladů. To je také jedním z cílů projektu Zavádění systému řízení kvality, o kterém jsem již hovořila.
V oblasti vzdělávání dojde k rozšíření vzdálených forem výuky. Takové kurzy už máme, ale jejich nabídka se určitě rozšíří.
Během nouzového stavu jsme se také naučili provádět výběrová řízení na nové zaměstnance formou videokonference a tento nástroj můžeme v případě nutnosti uplatňovat i do budoucna. Osobní kontakt ale nelze v personální oblasti elektronickou komunikací zcela nahradit.
Na co se chcete zaměřit do budoucnosti? Jaké hlavní úkoly vás čekají?
Mnohé úkoly vyplývají z projektu Zavádění systému řízení kvality. Jde například o nastavení procesu adaptace nových zaměstnanců, podporu vedoucích zaměstnanců v jejich personální činnosti, rozšíření personálního informačního systému, spolupráci se školami k získávání absolventů. Nové výzvy nás čekají v souvislosti s provozem dětské skupiny. A vedle toho samozřejmě chceme co nejlépe plnit běžné každodenní úkoly spojené s personální a mzdovou agendou.
